Общественная Палата Владимирской Области
О палате   Деятельность   Документы   Новости   Фото   Контакты   Конкурсы   Партнеры
Общественная Палата Владимирской Области
 
08/11

ПЕРВАЯ РЕГИОНАЛЬНАЯ ПРЕМИЯ «СФЕРА ЗДОРОВЬЯ»
01/11

Члены Общественной палаты принимают участие в итоговом форуме "Сообщество"
01/11

Владимир Путин поздравил Наталью Юдину с Днём народного единства
 
Инструкция по делопроизводству Общественной палаты Инструкция по делопроизводству Общественной палаты  
 
Ежегодный доклад
Заявления, обращения
Соглашения
Закон об общественной палате Владимирской области
Регламент общественной палаты Владимирской области
Кодекс этики членов общественной палаты
Положение о комиссии общественной палаты Владимирской области
Положение о совете общественной палаты Владимирской области
Положение о порядке рассмотрения предложений в общественную палату Владимирской области
Положение по ведению документооборота
Государственная поддержка ННО
 
18/11

22 ноября состоится открытая дискуссия на тему: "Костный мозг на родине русских богатырей"

УТВЕРЖДЕНА

на заседании Общественной платы Владимирской области

8 июня 2011 г.

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

 

по делопроизводству Общественной палаты

Владимирской области

 

 

1. Общие положения

Инструкция определяет организацию и порядок документационного обеспечения деятельности Общественной палаты Владимирской области (далее – Общественная палата), устанавливает единые правила работы с документами независимо от вида носителя информации.

Организация и совершенствование системы делопроизводства, контроль за его соблюдением в Общественной палате осуществляется назначенным членом Общественной палаты.

         Общий контроль прохождения документов в комиссиях возложен на председателей комиссий.

В случае утраты документов член Общественной палаты должен об этом немедленно сообщить Председателю Общественной палаты, который назначает служебное расследование.

 

 

2. Основные понятия

         2.1. Документирование – запись информации на различные носители по установленным правилам.

 

         2.2. Документ

         Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать по внешним признакам, отражающим форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

         Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документоведения.

 

         2.2.1. Документ на бумажном носителе

         Подлинник документа – официальный юридически значимый документ, подписанный соответствующим должностным лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

 

         2.2.2. Электронный документ

         Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и который как юридически полноценный аналог бумажного документа удовлетворяет следующим требованиям:

         - создан, передается и хранится с помощью программных и технических средств;

         - может быть представлен в форме, понятной для восприятия человека, в том числе на бумажном носителе;

         - содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать, а также проверить его подлинность и целостность.

 

         2.2.3. Копия документа

         Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или части их, не имеющий юридической силы.

         Заверенная копия документа может быть произведена любым способом и может иметь отличную от подлинного документа форму представления.

         Заверение копии документа осуществляется лицом, уполномоченным на выполнение таких действий.

         Выписка – копия части документа, оформленная в установленном порядке.

 

         2.3. Типы документов

         В соответствии с назначением документы подразделяются на:

- нормативную документацию,

- договорную документацию,

- конкурсную документацию,

- информационную документацию.

 

         2.3.1. Нормативная документация

         Поручение – организационно-распорядительный документ, которым оформляется рассмотрение вопроса и в котором указаны: исполнитель, задание, срок и другие условия его исполнения.

         Протокол – организационно-распорядительный документ, которым оформляются решения Общественной палаты, ее комиссий, Совета Палаты, принятые на заседании Общественной палаты и ее комиссий, заседании Совета.

         Функционально-технологическая документация – составная часть нормативной документации, включающая регламенты, порядки, инструкции, положения, методики, регулирующие технологические, организационные, и иные стороны деятельности Общественной палаты в целом.

 

         2.3.2.  Конкурсная документация

         К конкурсной документации относятся конкурсные заявки, решения, принимаемые конкурсной комиссией (протоколы заседаний  конкурсной комиссии) и другие документы, рассматриваемые конкурсной комиссией Общественной палаты.

 

         2.3.3. Информационно-справочные документы

         К информационно-справочным документам относятся докладные, служебные и объяснительные записки, справки, сводки, опросные листы, объявления, приглашения, заключения, отзывы и т.п. документы.

 

         2.3. Документооборот

         Документооборот- это движение документов с момента их создания (получения) до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело (уничтожения).

         Управление документопотоками включает регистрацию и учет составляющих их документов.

         Обмен официальными внутренними документами осуществляется, как правило, на бумажном носителе, но возможен и в электронном виде. В необходимых случаях документы регистрируются ответственным секретарем.

         Не допускается внутренняя переписка между членами Общественной палаты по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены посредством личных переговоров.

 

         Документопотоки Общественной палаты

         Поступающие в Общественную палату документы образуют поток входящей корреспонденции и называются входящими документами.

         Все отправляемые из Общественной палаты документы образуют поток исходящей корреспонденции и называются исходящими документами.

         Все прочие создаваемые и используемые в Общественной палате документы называются внутренними документами.

 

2.4.Организация работы с документами

         2.4.1. Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности Общественной палаты.

         Документооборот обеспечивается выполнением определенных делопроизводственных операций.

 

         2.4.2. Делопроизводственные операции с входящими документами.

С входящими документами выполняются следующие делопроизводственные операции:

- прием корреспонденции для Общественной палаты;

- распределение полученной корреспонденции;

- проверка целостности упаковки, правильности адресования, вскрытие конвертов, сверка вложений;

-систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

- распределение документов для доклада Председателю Общественной палаты;

-  учет поступающей литературы, сборников, брошюр и др.;

- изготовление ксерокопий входящих документов;

- получение, регистрация и отправка факсов;

- обработка поступающих телеграмм;

- передача документов в комиссии Общественной палаты;

- отметка в журнале об исполнении документов;

- составление статистических отчетов по входящим документам.

- справочная работа по документам.

 

2.4.3. Делопроизводственные операции с исходящими документами

С исходящими документами выполняются следующие делопроизводственные операции:

- изготовление необходимого количества экземпляров бумажных копий  подготовленных, согласованных и завизированных  проектов документов;

- подписание документа на бумажном носителе Председателем Общественной палаты или заместителем, исполняющим в данный момент функции Председателя;

- хранение второго экземпляра документа на бумажном носителе со всеми сопутствующими ему документами и визами осуществляется ответственным за ведение делопроизводства членом Общественной палаты;

-  проверка правильности оформления, адресования, наличия приложений, указанных в основном документе;

- проставление регистрационного номера исходящих документов по обращениям граждан;

- сортировка исходящей корреспонденции по адресатам и для направления в архив копий документов;

- написание адресов на конвертах;

- заклеивание конвертов;

- подшивка документов и реестров в соответствующие номенклатурные дела;

- изготовление ксерокопий исходящих документов;

- составление статистических отчетов по исходящим документам;

- справочная работа по исходящим документам.

 

         2.4.4. Регистрация и учет документов

         Регистрация документа – запись учетных сведений о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления.

         Регистрация документа проводится после его получения, подписания или утверждения.

         Регистрация заключается в записи названия и номера документа, в присвоении ему регистрационного индекса, даты регистрации и указании места хранения, а также рассмотрении документа в рамках компетенции регистрирующего подразделения, а в случае обнаружения несоответствия документа принятым стандартам – возврате на доработку в комиссию, внесшую документ на регистрацию.

         Регистрационный индекс документа – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

         Любой документ подлежит однократной регистрации, в результате которой ему присваивается регистрационный индекс (номер), однозначно идентифицирующий документ на протяжении всего цикла с момента создания или получения до отправки или завершения исполнения документа.

         Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации, изложен в разделе 7 настоящей инструкции.

 

         2.4.5. Формирование дел в текущем делопроизводстве

         Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку.

         Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, который утверждается Председателем Общественной палаты, с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с Инструкцией.

         Номенклатура дел предназначена для группирования исполненных документов в дела с учетом сроков хранения.

         Индекс дела, номер дела – цифровое обозначение дела в номенклатуре дел подразделения.

         Формирование дела – помещение исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения и упорядочение документов внутри дела.

 

 

 

3. Общие правила работы с документами

 

         3.1. Доставка документов

         Доставка документов и иной корреспонденции в Общественную палату осуществляется средствами почтовой, электронной связи, а также нарочным порядком.

 

         3.2. Прием входящей корреспонденции

         Документы, поступающие в Общественную палату на бумажных носителях проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Председателем и передаются ответственному секретарю.

         Прием и первичная обработка документов осуществляется ответственным секретарем. В процессе первичной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки.

         Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично», которые передаются адресату.

         При обнаружении повреждений и отсутствии вложенных документов (несоответствия их количества указанному по тексту) составляется и регистрируется акт в двух экземплярах: первый направляется отправителю, второй приобщается в номенклатурное дело.

         Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

 

         3.3. Регистрация и учет входящих документов

3.3.1. Документы, адресованные Общественной палате, регистрируются ответственным секретарем, за исключением документов, не подлежащих регистрации (раздел 7 настоящей инструкции).

3.3.2. На всех регистрируемых документах (в правом нижнем углу) лицевой стороны первой страницы документа проставляется дата регистрации документа и его регистрационный номер.

 

3.4. Правила регистрации входящих документов

В журнал регистрации обязательно заносятся следующие учетные реквизиты документа:

- регистрационный номер и дата документа;

- адресат;

- сведения об авторе (корреспонденте, подписавшем документ): фамилия, имя, отчество;

- заголовок документа или его краткое содержание;

- список лиц, которым документ передан.

Если в регистрируемом документе имеется ссылка на предыдущую переписку по данному вопросу, то в журнале регистрации фиксируется связь (делается отметка) с ранее поступившим документом.

 

         3.5. Организация обработки и передачи отправляемых документов

         Передача отправляемых документов адресатам осуществляется почтовой, электронной связью.

         Документы для отправки ответственному за ведение делопроизводства члену Общественной палаты передаются полностью оформленными: подписанными, с визами на 2-м экземпляре председателя комиссии, а также подколотым входящим документом, на который дается ответ.

         Виза представляет собой личную подпись, расшифровку подписи, дату и проставляется на последнем листе второго экземпляра.

 

         3.6. Подготовка и оформление исходящих писем

         3.6.1. Исходящие письма Общественной палаты печатаются на бланках установленной формы.

         3.6.2. При направлении письма руководителю учреждения или его заместителю наименование этого учреждения должно входить в состав наименования должности адресата. Если адресатом является организация и ее структурное подразделение, адресат указывается в именительном падеже.

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, инициалы указываются перед фамилией.

При направлении письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес указывается полностью: индекс, республика, край, область, город, улица, номер дома и квартиры.

         Почтовый адрес в письмах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, органы законодательной и исполнительной власти не указывается.

         3.6.3. Текст письма отделяется от наименования адресата 2-мя межстрочными интервалами и печатается через один интервал.

         Текст письма излагается от первого лица единственного или множественного числа или от третьего лица единственного числа («прошу выделить», «просим направить»). Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается в центре страницы.

         3.6.4. Ссылка на приложение отделяется от текста одним межстрочным интервалом и печатается от левой границы полей без абзаца:

а) отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

б) если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в ссылке на приложение указывается его наименование; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение:  1. (наименование) на ___ л. в ___ экз. (через один меж-

         2. (наименование) на ___ л. в ___ экз.             строчный интервал)

в) если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

г) если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

         3.6.5. Подпись – обязательный реквизит письма – помещается после текста документа и перечисления приложений, если они есть, и отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами.

         В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

         Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывать фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию. Исправления можно внести от руки или машинописным способом, например, «и.о.», «зам.». Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

         Если письмо подписывают несколько должностных лиц, их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

         При подписании письма несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные комиссии, их подписи располагают на одном уровне.

         Если письмо подписывают руководители двух и более комиссий, то их подписи располагаются на одном уровне, причем слева размещается подпись руководителя комиссии, по инициативе которой создавался документ.

         3.6.6. Регистрация письма проводится после его подписания. Регистрационный номер – цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой. Дата и регистрационный номер могут записываться от руки или в электронном виде. Датой письма является дата его регистрации.

         3.6.7. На всех экземплярах исходящих писем в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа указываются реквизиты исполнителя (инициалы, фамилия и телефон).

         3.6.8. Письмо не должно содержать более четырех адресатов, при этом подписывается каждый экземпляр. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки.

 

        

 

4. Учет, рассмотрение и исполнение

документов в комиссиях Общественной палаты

         4.1. Все документы, рассмотренные Председателем, направляются для исполнения в комиссии.

         4.2. Зарегистрированные документы учитываются в комиссиях.

         4.3. Председатели комиссий организуют исполнение поступивших к ним документов.

         Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилию исполнителя, порядок и дату исполнения документа.

         4.4. Передача документов из одной комиссии в другую производится Председателем Общественной палаты.

         4.5. Каждый член Общественной палаты персонально отвечает за исполнение и сохранность направленных ему документов.

 

 

5. Организация контроля исполнения документов

         5.1. Контроль исполнения документов включает в себя: регистрацию документа в журнале регистрации (постановку документа на контроль), регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

         5.2. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

         5.3. Приостановить исполнение документа, а также отменить его исполнение или продлить срок имеет право только Председатель.

         5.4. При невозможности выполнить поручение в установленные сроки ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до его истечения письменно (на бумажном носителе) докладывает председателю комиссии, давшему поручение, обоснованное предложение о необходимости изменения срока его исполнения, указывая при этом новый срок исполнения поручения, а также письмо адресату с информированием о продлении срока.

5.5. После принятия решения о продлении срока исполнения в журнал вносится новый срок исполнения и основание его продления.

         5.6. Документ считается исполненным, если приняты решения по всем поставленным в нем вопросам и автору запроса дан ответ.

         Исполненные документы списываются «в дело».

         5.7. Непосредственные исполнители отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.

 

 

 

6. Порядок оформления решений, принятых на заседаниях Общественной палаты

6.1. Решения, принятые на заседаниях Палаты, оформляются протоколами в срок до 5 дней.

Проект протокола заседания (приложение № __) составляется Ответственным секретарем и подписывается председательствующим на заседании.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте протокола.

6.2. Протоколы нумеруются по единой нумерации.

 

 

7. Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации

         Не подлежат регистрации:

- пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки;

- рекламные извещения, плакаты, карты, схемы и др.;

- периодические издания (газеты, журналы, книги);

- информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, телефонные справочники и др. материалы);

- документы на иностранных языках (без перевода); бюллетени для голосования, направленные без сопроводительного письма;

- документы без подписи.

 

 

8. Требования к составлению номенклатуры дел и формированию дел

 

         Составление номенклатуры дел

8.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

         - в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- в дело включается только один экземпляр каждого документа;

- каждый документ, подшитый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

- в дело подшиваются документы за один календарный год;

- дело должно содержать не более 250-ти листов и быть толщиной не более       4-х см.

         8.2. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке по номерам.

         8.3.На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

         8.4 Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 


Общественная Палата Владимирской Области

  Общественная Палата Владимирской Области, © 2010-2015

600000, г.Владимир, Октябрьский пр-т, д.21,
Тел.: (4922) 33-53-89, факс: (4922) 33-53-89


Разработано — romanlazarev.com